Affrontare un trasloco internazionale, soprattutto quando si tratta di personale diplomatico, significa muoversi in un ambito complesso fatto di regole, tempistiche e beni spesso delicati. Per capire bene come orientarsi in questo mondo abbiamo interpellato Pamela Maestri, International Moving & Mobility Specialist, che da anni supporta clienti istituzionali e privati nella gestione di trasferimenti e nella movimentazione di opere di pregio.
Con lei approfondiamo aspetti pratici e tecnici che rendono un trasloco più sicuro ed efficiente: dalla scelta dell’azienda alla protezione dei beni, fino alle procedure doganali e alle innovazioni tecnologiche che stanno trasformando il settore.
Inizierei questa intervista dando qualche consiglio pratico ai diplomatici su come affrontare un trasloco in modo ideale. “La scelta dell’azienda a cui affidare un trasferimento, soprattutto internazionale, è un passaggio cruciale. Durante la selezione è fondamentale testare la competenza di chi esegue il sopralluogo tecnico (sia in presenza che in remoto): valutare l’esperienza pregressa con clienti diplomatici, la tipologia di servizi offerti, la disponibilità di mezzi e magazzini propri, nonché la presenza di personale qualificato.
Nel corso del sopralluogo devono essere poi definite con precisione tempistiche, modalità operative ed eventuali necessità di imballaggi speciali. Oggetti delicati o di pregio — come specchi con cimasa, statue, opere d’arte, elementi di design o lampadari di Murano — potrebbero richiedere la realizzazione di casse su misura per garantirne la corretta protezione”.
Quali sono le principali difficoltà burocratiche che solitamente incontra nei traslochi internazionali di personale diplomatico? “Le spedizioni diplomatiche, sotto il profilo burocratico e documentale, risultano generalmente più snelle rispetto a quelle corporate o private, poiché seguono procedure standardizzate e pressoché uniformi a livello internazionale. Questa apparente semplicità richiede comunque una conoscenza accurata delle normative e delle prassi operative, così da garantire un flusso efficiente sia nelle fasi di import sia in quelle di export. Una gestione corretta permette di evitare ritardi nelle operazioni di sdoganamento. Per questo motivo l’esperienza specifica in tali movimentazioni rappresenta un elemento determinante”.
In un settore così delicato, come viene garantita la sicurezza dei beni e la riservatezza delle informazioni dei clienti? “La sicurezza dei beni è garantita da personale altamente qualificato e da materiali d’imballo specifici che proteggono da urti e vibrazioni. Nel caso dell’Azienda per cui lavoro, le casse vengono realizzate nella nostra falegnameria e, per spedizioni overseas, sottoposte a fumigazione. In caso di transito nei nostri magazzini, ogni collo è etichettato con barcode system e registrato in entrata e in uscita; gli spazi sono videosorvegliati e ogni cliente dispone di un box privato accessibile esclusivamente ai nostri warehouse manager. Tutto il nostro personale è costantemente formato in merito a nuovi materiali e tecniche di imballaggio per la protezione dei beni movimentati. La stessa procedura di controllo viene applicata al carico su camion o container. Tutta la documentazione utile alle pratiche doganali, in export o import, è conservata in un cloud protetto da password. Il personale, così come la nostra rete di agenti internazionali, opera nel pieno rispetto della normativa privacy e GDPR, seguendo gli standard previsti dal nostro SLA”.
Nel recente passato sono stati introdotti strumenti tecnologici o innovazioni in grado di rendere più efficienti e sicuri i vostri servizi? “Abbiamo implementato un gestionale avanzato che supporta l’intera operatività e consente di monitorare costantemente il rispetto delle procedure. La flotta è stata potenziata con mezzi a temperatura controllata e sospensioni idrauliche, tutti equipaggiati con sistemi di geolocalizzazione satellitare. Parallelamente, stiamo consolidando le politiche ambientali dell’azienda, riducendo in modo significativo l’uso della carta e adottando misure mirate alla diminuzione dell’impatto ambientale complessivo”.
